Incidentenprotocol | HARPER Insurance | Benefits

Inleiding

HARPER hecht aan een integere bedrijfsvoering en heeft dit beschreven in haar kernwaarden. In de Wet op het financieel toezicht is vastgelegd dat van financiële dienstverleners een integere bedrijfsvoering wordt verwacht. In het Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen is in artikel 29 de incidentenregeling vastgelegd.

Een financiële dienstverlener als bedoeld in artikel 4:15 Wft  eerste lid stelt procedures en maatregelen vast met betrekking tot de omgang met en vastlegging van incidenten. De financiële dienstverlener neemt naar aanleiding van een incident passende maatregelen. Deze maatregelen zijn gericht op het beheersen van de opgetreden risico’s en het voorkomen van herhaling. De financiële dienstverlener informeert de Autoriteit Financiële Markten onverwijld omtrent incidenten.

Definitie van een incident

Een incident is een gebeurtenis welke een ernstige bedreiging vormt voor de integere bedrijfsvoering. Het incident is veroorzaakt door een medewerker die het dagelijkse beleid (mede) bepaalt, een aandeelhouder, een commissaris, een cliënt of een natuurlijk persoon dan wel rechtspersoon die werkzaamheden verricht ten behoeve van HARPER of haar deelnemingen.

Tevens moet sprake zijn van 1 of meer van onderstaande criteria:

• Er ontstaat aanzienlijke publicitaire schade bij openbaarmaking van het incident
• Er is sprake van een (potentieel) materiële claim op de onderneming
• Het belang van een klant is in ernstige mate geschaad
• Er is sprake van een ernstige tekortkoming in de opzet en werking van de maatregelen ter bevordering of handhaving van een integere bedrijfsvoering;
• De aard of omstandigheden van het incident zijn zo ernstig dat de Autoriteit Financiële Markten moet worden ingelicht.

Melding en onderzoek van een incident

Een incident kan schriftelijk of mondeling gemeld worden bij een lid van de statutaire directie. Het directielid zal zo snel mogelijk de omvang en de gevolgen proberen te bepalen om zo de vervolgstappen te kunnen vaststellen. Het kan in sommige gevallen raadzaam zijn om andere disciplines er in te betrekken zoals Finance of IT. Ook kan het voorkomen dat een gesprek gevoerd moet worden met de betreffende medewerker. In dergelijke gevallen zal het directielid het gesprek voeren zal daarbij aanwezig zijn om een gespreksverslag te maken.

Afhandeling van een incident

Na afronding van het onderzoek beslist de statutaire directie over een gepaste afhandeling van het incident. Bij het opleggen van eventuele maatregelen aan een medewerker wordt rekening gehouden met subsidiariteitsbeginsel en proportionaliteitsbeginsel. De statutaire directie zorgt ervoor dat de uitkomst van het onderzoek en incidentenafhandeling minimaal 5 jaar wordt bewaard. Voor zover het incident betrekking heeft op een lid van de statutaire directie, dan zal een ander lid van de statutaire directie het incident behandelen.